CSV-Dateien sind eines der besten Dateiformate für die Übermittlung von Informationen. Bei dieser Art von Dateien handelt es sich um Datensatzdateien, die tabellarische Informationen enthalten. Eine andere Bezeichnung für .CSV-Dateien sind Comma Delimited Files, die am häufigsten verwendete Bezeichnung. CSV steht wörtlich für Comma Separated Value. CSV-Dateien können auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber mit ein paar Regeln und einem Verständnis für den Dateityp wird die Kommunikation erleichtert.
Was ist eine .CSV-Datei?
Definitionsgemäß ist eine CSV-Datei (Comma Delimited File) ein durch Kommas getrennter Datensatz, bei dem jede neue Zeile eine neue Zeile oder einen neuen Datensatz darstellt und die Werte mit Hilfe von Komma-Trennzeichen in Zellen oder Feldern angeordnet werden können. CSV-Dateien werden in der Regel verwendet, um Datenbank- oder Tabellenkalkulationsdaten von einem Programm in ein anderes zu exportieren.
Dieses Format ist besonders hilfreich bei der Übertragung von Informationen zwischen verschiedenen Plattformen, z. B. beim Senden von Informationen von einem Computer mit der Windows-Plattform zu einem Computer mit dem Mac-Betriebssystem.
Flache Dateien
CSV-Dateien werden “flache Dateien” genannt, weil sie nur eine Tabelle enthalten, eine durch Kommata getrennte Liste. Wenn ein Programm eine Reihe von Tabellen verwendet, um seine Informationen zu speichern, wird es beim Exportieren als CSV-Datei “geglättet”. Dabei werden die Informationen in eine einzige Tabelle umgewandelt, indem sie in Zeilen aufgeteilt werden, so dass eine einfache Textdatei entsteht. Da CSV-Dateien auf allen Plattformen verbreitet sind, können die Daten auf diese Weise leicht übertragen werden, ohne dass man sich um Datenformate und Programmkompatibilität sorgen muss.
Warum Kommas?
Kommagetrennte Dateien sind nicht der einzige Typ von Textdateien mit Trennzeichen. Eine CSV-Datei zeichnet sich dadurch aus, dass sie durch ein Komma abgegrenzt ist. Außerdem sind CSV-Dateien die einzigen Dateien mit Trennzeichen, die reservierte Zeichen innerhalb eines Feldes zulassen, was ein großer Vorteil für kompliziertere Tabellen ist. Das bedeutet auch, dass sich ein Feld bei Bedarf über mehr als eine Zeile erstrecken kann, da innerhalb eines Feldes ein Zeilenumbruch angegeben werden kann, ohne dass die Formatierung verloren geht.
.CSV-Datei-Regeln
Es gibt keine offizielle Regelung darüber, was eine CSV-Datei ausmacht, aber es gibt einige Regeln, die bei der Erstellung einer dieser Dateien unbedingt beachtet werden müssen. Die erste Zeile des Datensatzes besteht aus Spaltenüberschriften oder, wenn keine Überschriften gewünscht sind, aus dem ersten Datensatz oder der ersten Zeile der Datei. Wenn Sie ein leeres Feld oder eine leere Zelle haben möchten, geben Sie “” zwischen den Kommas ein, und das Feld wird nicht ausgefüllt.
Da der Hauptvorteil der CSV-Datei in der Möglichkeit besteht, reservierte Zeichen einzugeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie das “” für jedes Sonderzeichen wie ein Komma, einen Zeilenumbruch oder doppelte Anführungszeichen verwenden, um den gewünschten Effekt zu erzielen. Sie sind sich nicht sicher, ob die Anführungszeichen erforderlich sind oder nicht?
Jedes Feld kann in Anführungszeichen gesetzt werden, unabhängig davon, ob es notwendig ist oder nicht. Wenn man sich also nicht sicher ist, sollte man die doppelten Anführungszeichen verwenden. Wenn man sich entscheidet, ein Anführungszeichen in einem der Felder zu verwenden, muss man das “” um das gesamte Feld herum einschließen und die Phrase fortlaufend in Anführungszeichen setzen. Wenn man zum Beispiel möchte, dass ein Feld “Kommagetrennte Dateien werden von meinem Unternehmen verwendet” lautet. Man würde eingeben: “Kommagetrennte Dateien werden von meiner Firma verwendet”.
Nachbereitung
CSV-Dateien gibt es schon seit der Zeit vor dem Personal Computer, genauer gesagt seit 1967. Diese Dateien waren für die Informationsübermittlung in Unternehmen unerlässlich. Auch heute noch verwenden viele Unternehmen, darunter auch große Fortune-250-Unternehmen, CSV-Dateien zur Informationsübertragung. Die neuesten Entwürfe werden in XML erstellt, aber diese können mit einem Konverter in CSV-Dateien übersetzt werden. CSV-Dateien verbrauchen weniger Ressourcen und werden häufiger verwendet, wenn Overhead oder Bandbreite ein Problem darstellen könnten.
Wenn beim Versuch, eine CSV-Datei zu öffnen, eine Fehlermeldung erscheint, ist das Importformat wahrscheinlich nicht auf CSV oder Comma Delimited eingestellt. Wenn bei der Erstellung der Datei eine falsche Abgrenzung verwendet wurde, kann die Datei möglicherweise nicht geöffnet oder importiert werden. Um die CSV-Datei selbst vor dem Import zu prüfen, können Sie sie in Notepad oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm anzeigen und die erforderlichen Änderungen oder Korrekturen vornehmen.
Die Entwicklung und Verwendung der .CSV-Datei macht das Leben so viel einfacher. Sie ermöglicht es, Informationen weit und breit zu verbreiten, und sie sind für alle verfügbar.
